نکات مدیریتی : اهمیت ترک عادت‌ها در مذاکره

مدیریت مهارتی است نیازمند خلاقیت و عادت کردن آفت خلاقیت است. مواردی وجود دارد که لازم است تمام دقتمان را به کار ببریم تا تنها آنچه را که به آن عادت کرده‌ایم، انجام ندهیم.
اما اینکه بدانیم آنچه با هزاران سختی و طی سال‌ها برای خودمان به تجربه و عادت تبدیل کرده‌ایم، چرا و کجا نباید به کار ببریم، حائز اهمیت زیادی است. شاید بهتر باشد همواره در جست‌وجوی شناخت عادت‌هایمان باشیم؛ چراکه عادت به طور کلی در مدیریت مفید نیست و در مواردی بسیار مضر است.
در این یادداشت کوتاه فرصت برای پرداختن به نمونه‌های متعدد و باز کردن آنها نیست؛ ولی تلاش می‌کنیم ذهن شما مدیران عزیز را نسبت به این مقوله مهم با ذکر مثالی که ارائه می‌دهیم، حساس کنیم.

عادت به مذاکره و عدم‌شناخت گفت‌وگو
مدیران زمانی که مشغول کار هستند و تقریبا در بسیاری از جلساتی که شرکت می‌کنند در حال مذاکره و چانه زنی بر سر منافع سازمان خود هستند تا جایی که در مواردی عده‌ای معتقدند که مدیر خوب؛ یعنی یک مذاکره‌کننده موفق.
در بسیاری از دوره‌های آموزشی مدیران، آخرین دستاوردهایی که می‌تواند برای مذاکره و گرفتن امتیاز از طرف مقابل مفید باشد، آموزش داده می‌شود.
به افراد آموزش داده می‌شود که کوچک‌ترین حرکت‌های طرف مقابل را زیر نظر داشته باشند و حرکات خود را هم به دقت کنترل کنند، حتی توصیه می‌شود که شرایط طرف مقابل را در نظر داشته باشند و کنترل کنند و با برخوردهای مناسب، خواسته خود را در بهترین زمان مطرح کنند.
مذاکره خوب نیاز هر روزه یک سازمان هر چند کوچک است و بدون آن هیچ سازمانی برپا نخواهد شد و از آن مهم‌تر، بر جا نخواهد ماند.
اما نکته اینجا است که این مهارت مهم و ارزنده را در کجا نباید به کار ببریم؟
خوب است قبل از این به تفاوت مذاکره و گفت‌وگو بپردازیم. اصلی‌ترین تفاوت مذاکره و گفت‌وگو این است که در مذاکره طرفین منافع و اهداف خاصی را دنبال می‌کنند؛ ولی در گفت‌وگو این طور نیست و افراد لازم است که با یک ذهن باز به فضای گفت‌وگو قدم بگذارند و آمادگی داشته باشند آنچه را می‌شنوند، بپذیرند. در گفت‌وگو حتی گاهی یک طرف در حال پیگیری منافع طرف دیگر است.
مدیران از آنجا که بیشتر آنچه می‌گویند و می‌شنوند از جنس مذاکره است، فراموش می‌کنند در چه مواقع و مواردی لازم است که گفت‌وگو کنند؛ یعنی فضای ذهنشان را آماده کنند و فارغ از اینکه بخواهند از چیزی دفاع کنند یا مخاطب خود را مجاب یا محکوم کنند، نخست با دقت و هنرمندانه بشنوند سپس با ذهنی خالی از پیشداوری بیندیشند و اگر آنچه شنیدند صحیح بود، در جهت ترک عادت‌های قبلی اقدام کرده و یافته‌های جدید را به کار ببندند.
مهم‌ترین گروهی که مدیران لازم است با آنها در قالب گفت‌وگو صحبت کنند، مشاوران هستند و در گروه بعدی و البته نه با اهمیت کمتر، همکاران و کارکنان. بگذریم که فراوان دیده‌ام مدیران برجسته‌ای که عادت به مذاکره را تا بین اعضای خانواده خود برده‌اند، داشتن فضای دوستانه و خانوادگیِ مطلوب و آرامش بخش، فارغ از زوایای دیگر، از نگاه اقتصادی و مدیریتی نیز بسیار اثرگذار بوده و درکارآیی افراد اثرگذار است.
در نظر داشته باشیم که حتی در فضای مذاکره، مذاکره‌کنندگانی موفق‌تر هستند که با هوشمندی تمام بسیاری از مذاکرات یا بخشی از یک مذاکره را به شکل گفت‌وگو و در فضایی صمیمی پیش می‌برند و آنچه امروز در جامعه ما به مذاکره برد – برد معروف شده را پیگیری می‌کنند.
این مورد به ویژه در جامعه ما و از نگاه جامعه شناسی مدیریت اهمیت دارد.
از سه عامل تعیین‌کننده در ارائه خدمات یا فروش کالا، یعنی قیمت، مدت و کیفیت، اگر طرف ارائه‌دهنده خدمت یا کالا برند نباشد، قیمت عامل تعیین‌کننده‌ای است، اما به تدریج و با طی فرآیند برندینگ، از اهمیت قیمت کاسته شده و مدت و کیفیت اهمیت بالاتری برای مشتری پیدا می‌کنند. باید توجه داشته باشیم که شرایط و موقعیت‌های هر مذاکره متفاوت است.
خوب است که در قدم اول برای مذاکرات به صورت کاملا دوستانه حاضر شویم و در نظر داشته باشیم که مشتری و طرف قراردادی که آن طرف میز نشسته است، شاید آنچه برایش مهم است با آنچه برای ما مهم است، تفاوت داشته باشد. بنابراین این مساله لازم است که تلاش کنیم تا آنچه برای طرف مقابل مهم است و ممکن است که اصلا بر زبان نیاورد را تشخیص دهیم.
تشخیص این پیچیدگی‌ها به سادگی امکان ندارد و لازم است که ذهن ما حداقل روی یکسری از گفته‌ها مثل گفته‌های مشاوران و همکارانمان کاملا باز باشد و این گفته‌ها را فارغ از هر پیش‌داوری بشنویم، تحلیل کنیم و اگر درست تشخیص دادیم، بدون اینکه اسیر منیت‌های محدود‌کننده باشیم، به کار ببندیم.
بنابراین برگزاری یک نشست و گفت‌وگوی سازنده را در اولین زمان ممکن با مشتری‌ها و طرف‌های قرارداد آغاز و فضایی فراهم کنید، تا آنها با شما گفت‌وگو کنند.
گمان نکنید اگر به طرف قرارداد روی خوش نشان دهید باعث سوء استفاده او در گرفتن امتیازهای بیشتر می‌شود. در بسیاری از موارد این حسن نیت و احترام متقابل نظر فرد مقابل را جلب کرده و باعث می‌شود، دید آنها به ما مثبت شده و در شرایط تقریبا برابر امکان اینکه با مفاد قرارداد ما همسو شوند، بیشتر خواهد شد. .